Как доказать эффективность затрат на ИТ: взгляд руководителя на практики инфраструктурного консалтинга

В современном бизнесе руководители предприятий воспринимают ИТ как «бездонную яму», в которую безвозвратно улетают финансы. Затраты на поддержку программного обеспечения, закупку оборудования и содержание специалистов считаются огромной нагрузкой на бюджеты предприятий. Но что, если можно доказать эффективность этих затрат? В этой статье мы расскажем о влиянии инвестиций в ИТ на достижение бизнес-целей компании.

 

Зачем нужны вложения в ИТ

Потребности рынка постоянно меняются, отчего ввод новой продукции в короткие сроки может стать непосильной задачей для компаний. Грамотное вливание финансовых ресурсов в ИТ-сферу даёт возможность поддерживать текущее обеспечение услугами и сервисами клиентов и оперативно реагировать на изменения рынка.

ИТ – не просто "черная дыра", поглощающая деньги, но мощный инструмент, который может значительно повлиять на бизнес-результаты компании. Доказать это с помощью цифр – одна из задач руководителей, чтобы создать понимание и эффективное взаимодействие между ИТ и бизнесом. Организации могут достичь успеха, если улучшат эффективность управления цифровыми технологиями и установят четкие связи между ИТ и финансовым блоком предприятия.

Зачастую специалисты сферы ИТ прекрасно понимают влияние при интеграции какого-либо продукта или решения, но при этом не могут обосновать необходимость затрат на эти интеграции финансовому отделу компании.

Однако существует возможность наглядно показать влияние ИТ на бизнес с помощью цифр. Экономическое обоснование внедрения технологических программ в компаниях может основываться на различных показателях, таких как затраты на внедрение, экономия ресурсов, сокращение простоя и другие. Важным результатом этой работы является полная прозрачность ИТ-затрат.

Для этого следует оптимизировать расходы и доходы при помощи эффективного управления ИТ-сферой предприятия, а также найти точки соприкосновения между ИТ и финансовым отделом организации.

Более того, экономический эффект можно достичь уже на ранних стадиях проекта, путем оптимизации его бюджета в случае возникновения ошибок в первоначальных расчетах, что покажет эффективность решения с самого начала.

Использование лучших практик

Одним из главных аспектов в обосновании эффективности ИТ-решений для бизнеса является определение и демонстрация их влияния на результаты компании. Самым действенным способом доказать свою эффективность является использование проверенных практик из опыта различных компаний. В первую очередь необходимо понять решения к определению экономического эффекта и разработать методологию расчета совместно с финансовым отделом компании. Затем следует создать систему мониторинга, учитывая затраты и доходы, включая рабочее время. При этом важно использовать общие метрики для всех команд и проектов. Дополнительно, руководство ИТ-департамента должно использовать доступные инструменты для снижения себестоимости работы команды.

Вот пример, как это можно реализовать.

Эффективными мерами в этом случае могут быть использование возможностей оптимизации налоговой нагрузки и регулярное сравнение текущих расходов на ИТ с данными других компаний в отрасли. Одним из примеров использования таких практик может быть создание дочерних ИТ-компаний, которые не полагаясь на аутсорс, занимающихся внедрением инноваций внутри материнской организации и предлагающих свои услуги другим компаниям. Кроме того, такие структуры могут участвовать в различных программах развития, что позволяет снизить налоговую нагрузку, получить льготы и освобождение от определенных налогов. Таким образом, можно достичь экономии в 25-30% затрат, вкладываемых материнской компанией в ИТ. Использование лучших практик и методологий расчета экономического эффекта позволяет достичь прозрачности ИТ-затрат. Понимание и демонстрация бизнес-эффекта ИТ-решений с помощью этих практик являются ключевыми факторами для успешного внедрения технологических программ в компаниях. Оптимизация налоговой нагрузки и инсорсные ИТ-компании также могут способствовать снижению затрат и достижению экономического эффекта в ИТ-проектах.

 
Этапы расчета экономической эффективности ИТ: от запуска проектов до внедрения контрольных инструментов

Внедрение информационных технологий (ИТ) в бизнес требует не только технического решения, но и экономического обоснования. Расчет экономической эффективности ИТ проектов охватывает несколько этапов, каждый из которых играет важную роль в определении контроля над затратами и достижении бизнес-результатов.

Этап 1: Подготовка к запуску портфеля проектов ИТ

Первым шагом является определение максимальных и минимальных затрат, как прямых, так и косвенных, для создания возможности грамотного распределения бюджетных средств. Затем определяются стратегические фокусы и приоритеты развития на следующий год. Составляется перечень инициатив с определением конкретных проектов, требующих финансирования отделами. Этот процесс включает расчет предварительных эффектов и координацию сбора результатов.

Этап 2: Формирование ИТ-бюджета и распределение затрат на бизнес-подразделения

На этом этапе определяются потребности в продуктах ИТ-сферы. Успешное завершение проектов напрямую зависит от правильно подобранных решений и их объемов для реализации. Также тут идёт определение, расчёт и согласование прямых финансовых затрат по проектам подразделений. Третьим шагом будет распределение бюджета и ресурсов вместе с оценкой потребности в ИТ. Бюджет согласовывается с высшим руководством и акционерами после предзащиты внутри подразделения и защиты на комитете бюджета.

Этап 3: Внедрение целевой модели взаимодействия

На этапе включения целевой модели мониторинга для наблюдения за экономической эффективностью проектов и контроля за расходами в сфере ИТ осуществляется разработка процесса мониторинга. Далее проходит обучение и консультация сотрудников, чтобы передать им необходимые для работы знания. Затем разрабатываются и интегрируются инструменты оценочного контроль финансовых показателей проектов и затрат на ИТ - определяются метрики контроля и устанавливаются целевые коридоры для них, внедряются инструменты сбора и оценки метрик по портфелю ИТ проектов.

Этап 4: Создание и интеграция тарифной модели

Данный шаг необходим только если компания выступает в роли аутсорса для внешних клиентов или если ИТ оказывает сервис-провайдер услуги внутри компании. На этом шаге происходит разработка тарифов на услуги ИТ-инфраструктуры и установление стоимости. Также формируются системы биллинга и аллокации для учета и фактурирования затрат на ресурсы и услуги. Тарифная модель вовсе не являются постоянной величиной и может расширять арсенал предоставляемых сервисов после соответствующего анализа для каждой отдельной услуги. Расчёт и распределение бюджета при составлении тарифа напрямую зависит от актуальных ограничений и допущений, которые разрабатываются после анализа.

 

Результаты доказанной эффективности

Доказанный результат эффективности ИТ-проектов имеет важное значение для организации. Примером такого результата является финансовая структура, которая реализовала программу развития ИТ с бюджетом в несколько миллиардов рублей. Топ-менеджмент компании согласился на такие затраты, увидев экономическое обоснование программы, которое показало, что она окупится в течение 7 лет.

Для расчета эффекта программы были проведены исследования, определены потери от простоев систем и сервисов, размеры потерь при простое системы в течение часа, общее время простоев систем за год и влияние этих инцидентов на доходность бизнеса. Разработчики программы смогли показать не только общую эффективность, но и окупаемость программы с помощью графиков и подробных экономических обоснований.

Такие подходы к разработке и внедрению ИТ-проектов позволяют организации получить четкое понимание необходимости затрат на ИТ и осознать их роль в развитии бизнеса. Подход, основанный на доказанной экономической эффективности ИТ, приводит к большему КПД технологических блоков компании и более успешным проектам.

Расчет экономической эффективности ИТ проектов проводится по нескольким этапам, начиная с подготовки портфеля проектов и установления лимитов на них. Затем происходит формирование ИТ-бюджета и аллокация затрат, согласование бюджета и внедрение целевой модели мониторинга и контроля. Применение этих этапов позволяет достичь оптимальной экономической эффективности ИТ и обеспечить успешное выполнение проектов.