Увязли в цифре: почему новые технологии буксуют на этапе внедрения

Каждый разумный руководитель время от времени оценивает возможности, предлагаемые прогрессом, и порой даже решается внедрить их на собственном предприятии. Какой бы важной и полезной ни была инновация, шансы не прижиться у нее возникнут сразу же, как только «из коробки» она доберется до рук исполнителей.

Основные причины, почему что-то не внедряется как надо – в людях, которые с этим новшеством работают. Как правило, дело вовсе не в упрямстве сотрудников, а в банальном недостатке информированности. Мы выделили основные моменты, приводящие к стагнации внедрения на уровне исполнителей:

• Сотрудники не понимают смысла нововведения
• Новация замедляет работу сотрудников
• Неудобный интерфейс управления
• Слишком долгая или сложная последовательность действий для работы решения

Все перечисленное упирается в недостаточность разъяснений, поэтому рассмотрим каждую из причин подробнее и познакомимся с путями решения для гармоничного внедрения новых технологий.

1. Сотрудники не понимают смысла нововведения

В то время как для мыслящего стратегически руководителя нововведение очевидно имеет пользу в средне- или долгосрочной перспективе, для сотрудника, столкнувшегося с необходимостью его осваивать, оно представляется как дополнительная и зачастую неприятная задача. Для того, чтобы снизить недовольство среди персонала, вынужденного фактически тратить время на освоение непонятного продукта, и повысить качество его освоения, подробно объясните сотрудникам смысл нововведения. Поняв, зачем оно вводится и как облегчит их работу в будущем (или улучшит процессы компании в целом), работники увидят более цельную картину и свое необходимое участие в ней.

2. Новация замедляет работу сотрудников

В большинстве компаний ритм работы сотрудников стабилен и хорошо отлажен, позволяя участникам рабочего процесса четко планировать время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи и трудиться в удобном темпе. Внезапная необходимость включать новые действия в свои привычные паттерны мешает не только внедрению новой функции, но и основной работе, как как сотрудник тратит дополнительное время на непривычные ему действия. Здесь в работу вступает еще и психологические эффекты – стресс от невозможности планировать в привычном режиме и раздражение от «лишних» задач, напрямую сотруднику не приносящих никаких выгод, что сказывается на качестве работы в целом. Для того, чтобы избежать упадка продуктивности и напряжения в коллективе, закладывайте дополнительные сроки на задачи и оптимизируйте рабочие процессы так, чтобы время, неизбежно затрачиваемое на выполнение заданий, закладывалось в рабочий процесс сотрудников еще до начала внедрения.

3. Неудобный интерфейс управления

Зачастую внедряемые продукты, хотя и обладают широким функционалом, помимо прочего еще и имеют сложную структуру, не являющейся интуитивно понятной сотруднику. Особенно это касается CRM-систем, например, «Битрикс» - знакомство с продуктом может проходить с шероховатостями, а необходимость каждый раз «продираться» через интерфейс существенно влияет на настрой сотрудников и их готовность использовать нововведение. Помочь с решением этой проблемы может полноценное обучение для всех, работающих с новой технологией – проведите наглядные курсы, дайте им время осесть в головах, позвольте какое-то время осваивать программу, а не работать с ней сразу после подключения к системе. Хорошо освоившийся с необходимым ему функционалом сотрудник быстрее и охотнее переключится с привычной схемы работы на новую. Не забудьте также заложить адекватное время на освоение нового продукта в график работы персонала.

4. Слишком долгая или сложная последовательность действий для работы решения

В некоторых случаях внедряемая технология предполагает достаточно трудоемкий процесс взаимодействия с сотрудником – например, заполнение отчетов или проставление номеров и кодов на каждой отправляемой форме. Как правило, до знакомства с новой технологией сотрудники уже как-то вели документацию и выполняли процессы определенным образом, и, в процессе перехода, продолжают делать привычный тип фиксации результатов – например, ведут эксель-таблицы, в которых отмечают статусы заказов. Сами сотрудники не могут себе позволить полностью переключиться на новую технологию в связи с ее сложностью и замедлением работы. Сотрудники стараются сохранить старые методы работы чтобы оставаться продуктивными, а новые, сложные процессы выполняются только в свободное время, а то и вовсе после рабочего дня, потому что ощущается давление начальства. В итоге это приводит к напряжению, повышенной утомляемости сотрудников и переработкам – факторам, снижающими качество труда в целом.

Чтобы избежать этого, стоит предпринять несколько действий:

• по возможности упростите последовательность действий;
• если это невозможно, объясните сотрудникам причину и необходимость выполнять именно такой ряд действий и проработайте непонятные места – назначение функций, их значения, возможные ошибки и их последствия. Помогите сотруднику отработать долгую последовательность до автоматизма, а сложную – понять и освоить не механически, но сознательно;
• дайте сотрудникам понять в течение какого срока от них будет требоваться работа с нововведением – например, долгая последовательность действий будет нужна следующие 3 месяца, пока не наберется определенная база, отталкиваясь от которой заявки будут обрабатываться автоматически. Или, напротив, такая работа будет проводиться всегда и постепенно полностью заменит привычную схему работы, в связи с чем ожидается полный отказ от старой схемы сразу, как все сотрудник полностью освоятся с новым методом работы. Это позволит людям правильно планировать свое рабочее время и рассчитывать силы.

Таким образом, учтя перечисленные советы, вы сможете эффективно внедрить новую технологию на предприятии.